9 Box: tudo o que você precisa saber

Conheça a ferramenta que indica quais são seus funcionários mais produtivos e com maior potencial e quais não atendem as expectativas. Aprenda como montar a matriz 9 Box, como conduzir a reunião de calibração e, ainda, o que deve ser levado em consideração, antes de optar pela sua aplicação.

O que é 9 Box?

A Matriz 9 Box é uma ferramenta utilizada para avaliar a performance dos colaboradores de uma organização, levando em consideração dois critérios: desempenho e potencial, ou desempenho e competências, ou qualquer dois critérios que a empresa queira levar em consideração. 

Desempenho é mais fácil de metrificar, uma vez que existem ferramentas que quantificam as entregas de metas de um período. Potencial, ou Competências, é mais difícil, pelo fato de ser proveniente de uma avaliação qualitativa, ou seja, opinião. Ao cruzar as informações, haverá a formação de uma matriz com 9 “caixinhas”, isto é, 9 perfis, nos quais os colaboradores serão encaixados.

Para que serve?

Considerando que ela dá uma visão comparativa dos colaboradores, é bastante usada para planejamento de sucessão, bonificações, treinamento e desligamentos. Trata-se de um suporte material utilizado para debates efetivos acerca da carreira dos funcionários nas organizações. 

A matriz 9 Box revela aqueles que precisam ser desenvolvidos e os que estão prontos a se promover. Grande vantagem do método é o fato dele ter baixo custo, necessitando apenas do tempo dos gestores. Além disso, contribui para identificar bons líderes e reter os principais talentos da empresa.

Este relatório, que é feito no formato de tabela, clarifica a compreensão dos gestores acerca do rendimento de cada pessoa. Com o resultado do 9 Box, é esperado que cada gestor sente com o seu colaborador para dar um feedback geral e montar com ele um plano de ação individual, para que ele desenvolva as competências de que ele necessita. 

Como montar? 

A matriz 9 Box precisa de dois eixos, o “x” e o “y”. A maneira tradicional coloca Potencial no “y” e Desempenho no “x”. A partir daí, divide-se a matriz em 9 quadrantes e as pessoas são plotadas de acordo com seus resultados. 

Nesse sentido, o quadrado da ponta superior direita indicará o mais alto desempenho e potencial, enquanto o da parte inferior esquerda, o mais baixo. Essa primeira plotagem será o início da reunião do 9box, o que chamamos de matriz inicial, ou “v0”. Ao longo da reunião de discussão, que chamamos calibragem, as pessoas serão arrastadas ou não entre os quadrantes.

No passado, essa matriz era feita em planilha. Hoje, existem softwares específicos que montam automaticamente a matriz 9 Box importando os resultados de avaliações de desempenho, feedback 360°, metas, ou qualquer parâmetro que você desejar. Sim, hoje em dia não é necessário que você use apenas desempenho e potencial, pode ser a métrica que se encaixar na sua realidade. 

De uma forma geral, é aconselhável usar ferramentas, pois elas oferecem informações individuais sobre cada colaborador, evitando “achismos” e contribuindo para que a avaliação seja mais precisa e padronizada. 

Para facilitar a compreensão, veja o que significa cada box da matriz:

Exemplo de gráfico

  1. Alto Potencial – Colaboradores com entrega de metas acima da média e potencial acima da média. Próximos passos: dar novas atribuições, méritos ou promoções de cargo.
  1. Forte Desempenho – Colaboradores com entrega de metas acima da média, mas potencial mediano, pois a forma como as metas foram entregues deixaram um pouco a desejar. Próximos passos: desenvolver este colaborador nas competências de gestão e liderança, as chamadas soft skills.
  1. Forte Desempenho – Colaboradores com entrega de metas medianas, mas alto potencial de crescer na hierarquia. Próximos passos: treinar na própria função, para que melhore seus resultados de metas individuais. 
  1. Comprometido – Colaboradores com entrega de metas acima da média, mas potencial de liderança baixo. Próximos passos: provavelmente este colaborador é visto como uma pessoa muito agressiva ou sem pulso para liderar uma equipe. Recomenda-se estimulá-la com testes e ferramentas de alta percepção, ou até um coach
  1. Mantenedor – Colaboradores com entrega de metas e potencial medianos. Próximos passos: recomenda-se manter as atribuições e estimular o desenvolvimento na própria área.
  1. Enigma – Colaboradores com entrega de metas abaixo da média, mas com alto potencial de gestão. São pessoas bem vistas pela liderança e por sua equipe, mas que não conseguem entregar conforme as expectativas. Próximos passos: descobrir o que pode estar influenciando negativamente o seu desempenho e montar um plano de ação.
  1. Eficaz –  Colaboradores com entrega de metas mediana, embora tenha baixo potencial de liderança. Próximos passos: analisar oportunidade de especialização, movimentação horizontal ou se desenvolver no próprio cargo.
  1. Questionável – Colaboradores com entrega de metas abaixo da média, embora tenha potencial mediano. Próximos passos: analisar meios de se desenvolver no próprio cargo ou considerar uma mudança de função, de forma que as competências requeridas nesta posição sejam outras.
  1. Insuficiente – Colabores com entrega de metas e potencial abaixo da média. Próximos passos: considerar mudança de função, desenvolvimento na própria área ou desligamento da empresa. 

Como conduzir uma reunião de 9 box?

O nome da reunião de discussão de 9 Box é reunião de calibração. Uma vez montado o 9 Box na versão inicial, começa-se a discussão sobre o desempenho e potencial de cada colaborador, um a um, realocando-os dentro da matriz. 

Normalmente, a reunião é feita com a presença da diretoria e os gestores diretamente acima das pessoas que estão sendo discutidas. Quem a conduz é o profissional de RH, que é responsável pela mediação da discussão e anotações gerais. 

Para que as discussões sejam mais produtivas, os gestores devem trazer o maior número de dados possíveis para a reunião, para que possam argumentar com profundidade sobre seus liderados. É melhor que o executivo de mais alto na hierarquia fale por último, para assegurar que sua opinião não influencie os demais.

Algumas empresas costumam começar a reunião pelos extremos: apontando os funcionários que devem ocupar os boxes superior direito e inferior esquerdo. Confirmando-se, ou não, essa posição, fica mais fácil definir a “régua”, para que os demais sejam discutidos. 

O que acontece depois da reunião?

Apesar do resultado da reunião gerar informações importantes para a gestão, a matriz 9 Box não deve ser exposta na empresa. Os colaboradores não devem ter acesso às informações de seus colegas, para que não sejam rotulados conforme sua posição. 

Além disso, as conversas com os colaboradores devem ser feitas individualmente e com 100% da equipe. Você pode optar por divulgar para o colaborador sua posição na matriz, sua nota calibrada e seu comentário, apenas um, ou nenhum desses indicadores. Em épocas de transparência, recomenda-se que ele receba essas informações.

Para reflexão

Embora seja considerada o caminho ideal para criar um modelo de meritocracia, deve-se atentar para a complexidade de qualificar uma pessoa. Como dito no início do texto, é mais fácil avaliar o desempenho do que o potencial, uma vez que este é um critério subjetivo e baseado em percepções.

Nesta linha de raciocínio, como comparar potenciais, quando não só a “régua” é diferente, mas também quem participa das discussões? Gestores diferentes podem ter variadas percepções sobre o que é um talento em potencial. É muito difícil garantir uma comparação justa e efetiva. Por esse motivo, há empresas que vêm substituindo o termo “potencial” por “competências”, de modo que seja possível equalizar os resultados.

Por fim, algumas empresas utilizam o modelo de curva forçada, limitando o número máximo de pessoas que podem ocupar o topo. Isso gera uma sensação de injustiça, uma vez que, ainda que o time inteiro seja excepcional, apenas uma parte poderá ser reconhecida e premiada, podendo desmotivar os colaboradores a longo prazo. Nesta mesma linha, na curva forçada, os colaboradores que caem no box insuficiente devem ser desligados da empresa.

A matriz 9 Box também é polêmica, porque é uma reunião de discussão sobre uma pessoa, sem que ela esteja presente para se defender. Deste modo, já se pressupõe que ela é injusta. Caso você tenha um gestor que não é bom de defesa, por exemplo, sua promoção pode ser comprometida, por ele não ter conseguido te defender diante de um outro gestor que queria colocar a equipe dele nas melhores posições da matriz. Afinal, um bom gestor é aquele que conseguiu desenvolver uma boa equipe. 

Apesar de todas as críticas à matriz 9 Box, é difícil pensar em outra forma de comparar colaboradores para tomar decisões acerca de promoções, méritos e desligamos. Então, por mais injusta que pareça, ainda é muito utilizada dentro das organizações.