Ser demitido nunca deveria ser uma surpresa

A principal vantagem competitiva das empresas decorre das pessoas que nela trabalham. E hoje mais que em qualquer outro momento, as empresas mais amadas por seus colaboradores e clientes tem tratado as pessoas não mais como um mero recurso organizacional e sujeito passivo de todo o processo, mas sim como indivíduos dotados de habilidades e capacidades intelectuais que contribuem ativamente para o sucesso e sustentabilidade da empresa. 

A maneira pela qual seus colaboradores se comportam, decidem, agem, trabalham, executam, melhoram suas atividades, cuidam dos clientes e tocam os negócios oscila e muito. São muitas as variáveis que influenciam em como sua empresa se relaciona com as pessoas que querem fazer negócio com você. Essa variação depende, muitas vezes, das políticas e diretrizes das organizações a respeito de como lidar com as pessoas e as atividades que elas desempenham. 

E para que as empresas possam continuar encantando e transformando a vida de seus clientes e colaboradores, é preciso que todo o time esteja alinhado e desempenhando suas atividades em nível no mínimo satisfatório. Um funcionário de baixo desempenho contamina toda equipe e traz graves consequências para gestores e o negócio como um todo. 

Mas o que fazer quando o desempenho de um funcionário está abaixo do esperado? Como dar o feedback adequado que o ajude a mudar o comportamento? Ter consciência do problema e elaborar um plano de ação em conjunto colocará o funcionário de baixo desempenho no caminho para a melhora.

Veja agora um passo a passo para uma intervenção produtiva para um funcionário de baixo desempenho:

1. Não ignore e não desista cedo demais

O mais comum é ignorar o funcionário de baixo desempenho até chegar a uma situação insustentável que culmina em demissão. A situação deixa o clima pesado, aumenta a fofoca nos corredores e desmotiva toda a equipe. Mas ignorar o problema não faz com que ele não exista. É raro que essas situações se resolvam sozinhas, o mais comum é que elas piorem. 

Por isso, ao primeiro sinal de baixo desempenho, aja!

2. Investigue as possíveis causas do baixo desempenho

A pessoa possui as habilidades necessárias para desempenhar bem a função? Estava ciente das expectativas em relação às atividades por ela desempenhadas? Quando se trata de desempenho, é comum líderes e liderados divergirem ao que consideram importante e indispensável. 

É comum também que os gestores procurem no outro as razões do problema, entretanto, é raro que tudo seja culpa do subordinado. Analise também o papel do gestor e do time. Em que medida eles podem ter contribuído para a situação? 

3. Pergunte aos pares sobre a experiência deles

Não se precipite, analise o problema de modo objetivo. Se afastar do foco e conversar com outras pessoas que interajam com o funcionário de baixo desempenho colabora para um diagnóstico menos tendencioso. Converse com um antigo chefe e com pessoas que tenham trabalhado junto com o subordinado em questão. Conduzir uma avaliação 360 é a melhor estratégia para um processo confidencial e objetivo. 

A frustração de um gestor ao lidar com um colaborador que está aquém do desempenho dos colegas, pode comprometer o julgamento em busca do caminho que leve à superação do problema. No melhor cenário, tudo que o gestor verá são os erros que o colaborador comete, um atrás do outro.

Agora que você já sabe da opinião viciada que você provavelmente terá em relação a um funcionário de baixo desempenho, faça um esforço para entender o que pode estar deixando passar. Procure evidências que provem que o seu ponto de vista está errado ou pelo menos limitado. 

4. Enfim, converse com seu colaborador, dê o feedback

Depois de tomar consciência da situação, investigar possíveis causas e sondar com os pares sobre experiências semelhantes, chegou a hora de falar com seu funcionário de baixo desempenho. Explique a ele o que tem observado e como o comportamento tem afetado toda a equipe, sempre relacionando as metas não entregues e as competências que estão precisando ser desenvolvidas. 

Sobretudo deixe claro que está disposto a ajudar. “Como saímos desta situação? Como podemos melhorar?” são algumas frases importantes durante um feedback. Pedir sugestões ao subordinado e mostrar a ele que você está disposto a colaborar no que puder para saírem juntos da situação. 

5. Certifique-se de que a pessoa esteja disposta a melhorar

É fundamental que na conversa inicial e todos os encontros subsequentes o foco seja sempre reconhecer o problema e buscar alternativas para melhorar. Se alguém disser “eu sou assim”, “sempre fiz assim” ou sugerir que não mudará, então será preciso decidir se você está disposto a viver com o problema e custo-benefício envolvido. Aqui a disposição e interesse genuíno em melhorar é o motor para que consigam trabalhar juntos e reverter a situação.

6 . Faça um plano de ação

Estabeleça com seu colaborador um PDI – Plano de Desenvolvimento Individual – com os objetivos que devem ser alcançados para reverter o quadro de baixo desempenho. Crie um plano de ação deixando claro o papel do gestor e do colaborador para alcançar os objetivos traçados.

Divida o objetivo macro em tarefas com data de início e de término, contemplando ações mensuráveis para que vocês possEstabelam juntos acompanhar o progresso. Em seguida identifique quais recursos serão necessários para o funcionário se desenvolver dentro do plano de ação. Ele precisará de tempo e treinamento? Equipamentos e assistência de colegas?

Coloque tudo no plano de ação e alinhe com o colaborador como ele se sente em relação ao que está sendo proposto. Você não quer promessas vazias e que seu funcionário não possa cumprir.  Esteja certo de que as expectativas e recursos foram devidamente discutidos e que os envolvidos estão cientes de como procederão a partir daquele ponto.

7. Estabeleça rotinas de 1a1 e monitore o progresso regularmente

O próximo passo é estabelecer uma rotina para os bate-papos semanais entre gestor e colaborador. 1a1 é uma ferramenta em que colaboradores e gestores interagem e alinham objetivos juntos, dessa forma forma o colaborador identifica os pontos que deve melhorar e dá ao gestor um feedback de como ele se sente sob sua gestão. 1a1 é a melhor maneira de medir o ritmo, objetivos e metas e PDIs. 

Alinhar com o colaborador sobre o baixo desempenho e estabelecer um plano de ação são fundamentais para colocá-lo do caminho do alto desempenho e esse ali. Porém, todo esforço será jogado fora se o gestor não investir tempo em monitorar o progresso regularmente.

É preciso fazer um acompanhamento para se assegurar de que o colaborador está engajado na mudança e cumprindo as etapas estabelecidas em conjunto no plano de ação. Inclua o acompanhamento dos PDIs na sua rotina semanal de 1a1.

Sugira também ao funcionário que escolha alguém do seu ciclo de confiança que possa lhe dar feedbacks sobre a evolução do desempenho no trabalho. Essa atitude transmite o quanto o gestor está apoiando seu colaborador e está engajado no processo para que dê certo.

8. Elogie e recompense mudanças positivas

Tão importante quanto dizer ao seu funcionário sobre o baixo desempenho é deixar claro que você percebeu mudanças positivas e reconhecê-lo pelo progresso notado. Em algum momento, constatada perceptiva mudança no desempenho da pessoa, comunique ao seu colaborador sobre a evolução e resultados obtidos com o plano de ação. 

O próximo passo é migrar de um PDI, pertinente a situações de baixo desempenho, para um PDI de desenvolvimento de pessoas, onde o gestor continuará direcionando seu colaborador para o alto desempenho, com objetivos, tarefas e marcos de progresso, porém sem aquele clima de emprego em jogo. O PDI deve ser contínuo e para todos da equipe, pois além de minimizar casos futuros de baixo desempenho, reconhece que todos temos algo para melhorar. 

Se não houver melhora, entre em ação

Quanto tempo demora para uma pessoa de baixo desempenho alcançar um desempenho satisfatório? Por quanto tempo devo insistir no plano de ação? Ou ainda, quando a demissão é a melhor alternativa?

São muitas as perguntas envolvidas quando falamos do comprometimento em desenvolver pessoas. Em média, falamos de um período de três meses para que um colaborador de baixo desempenho passe pelos feedbacks, estabeleça com o gestor o plano de ação e tenha tempo para buscar as mudanças projetadas. 

O objetivo de todo esse processo é que além de estimular o crescimento profissional, a demissão não seja uma surpresa para o colaborador. Ele precisa ser comunicado de forma transparente sobre quais são as expectativas da empresa em relação ao trabalho dele e em quais pontos ele está deixando a desejar. É preciso e justo, dar ao funcionário uma oportunidade de reverter o quadro de baixo desempenho, recursos e tempo para que ele faça isso.

Basicamente as organizações são um conjunto de pessoas, que representam e se tornam o cartão de visitas do seu negócio. São essas pessoas que produzem, vendem, atendem o cliente, tomam decisões, lideram, motivam, comunicam, supervisionam, gerenciam e dirigem os negócios. Investir em pessoas, é sempre a melhor decisão! Afinal, quanto custa contratar um novo funcionário?