Como escolher um canal de Denúncia?

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Um estudo ¹ realizado pela Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) revelou que o Canal de Denúncia é a ferramenta que mais identifica fraudes em empresas, 40%, em comparação à resultados obtidos por Auditorias Internas, estas detectam somente 15%. Sem desmerecer o valor de auditorias internas, as quais possuem foco e escopo de atuação em temas críticos e não em quantidade de casos. De qualquer maneira a diferença é grande, e entender as razões para o gap de pontos é fundamental.

O Canal de Denúncia é a ferramenta através da qual colaboradores, fornecedores e clientes relatam experiências contrárias ao Código de Ética e de Conduta de uma empresa, com segurança e anonimato. Veja mais no artigo razões para adotar o Canal de Denúncia na sua empresa. Trata-se da alta administração saber, com mais velocidade, quais são as falhas no dia-a-dia corporativo. Faz saber quem está descumprindo políticas e procedimentos, fraudando, assediando, dentre outras situações que corroem o ambiente de trabalho.

Quais atributos são importantes a um efetivo canal de denúncias?

  • Capacidade de interação anônima entre denunciante e empresa
  • Total imparcialidade durante o recebimento e direcionamento da denúncia
  • Campanhas de divulgação do canal, conscientizando e orientando sua utilização
  • Gratuidade, facilidade de acesso e simplicidade no registro de denúncias
  • Padrões de segurança de informação compatíveis com o mercado
  • Perspicácia na gestão de riscos e na condução das denúncias
  • Controle de indicadores do Canal com dashboard transparente
  • Atuação preventiva

Para transmitir confiança, o responsável pelo Canal de Denúncia deve ser capaz de assegurar a não retaliação, a garantia de apuração de denúncias, bem como um devido retorno aos denunciantes, sem especificar que providências foram tomadas, para não expor pessoas dentro das organizações. Discrição é fundamental. Apesar de ser a alta administração quem decide de fato se providências serão tomadas, o responsável interno pelo Canal deve apresentar detalhadamente aos executivos o risco que a empresa sofrerá, caso não dê sequência à investigação.

Quais são os meios do canal?

Os relatos devem poder ser recebidos das mais variadas formas, desde os tradicionais contato de telefone, e-mail e endereço postal para recebimento de cartas até opções mais modernas, como chat para colaborador, site da empresa e aplicativo de celular. Hoje em dia, nota-se uma crescente abertura de casos através do aplicativo da empresa no celular, onde funcionários filmam e tiram fotos das situações em tempo real, enviando provas no momento em que acontecem. É preciso que o serviço esteja disponível a qualquer hora ou dia e, naturalmente, deve-se aceitar denúncias anônimas.

O que a sua empresa ganha com isso?

Através de uma boa apuração e condução de denúncias, as pessoas vão pensar duas vezes, antes de cometer abusos. Além disso, o exemplo que se dá neste compromisso com a transparência transmite, na prática, os valores da empresa ao time. É, ainda, uma prevenção de prejuízos financeiros e melhor controle do fluxo de caixa. Uma escolha que já parecia boa pode se mostrar ainda melhor, quando se observam as consequências diretas na reputação da organização. Ao mostrar que não é conivente com situações ilícitas, ela sinaliza aos funcionários, clientes e fornecedores que está aberta a questionamentos, corroborando para a elevação da confiança. Com todas essas dicas, você está preparado para buscar um bom Canal de Denúncia para promover a cultura da ética na sua organização.

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Cecilia Pessoa é fascinada por artes, literatura e tudo que envolve a capacidade e a condição humana. É bacharel em direito, professora e tradutora de francês e estudante de comunicação social. Cecília, admiradora de boas ideias, é fundadora do Crível Incrível, um espaço de escrita criativa.